Обучение персонала в компании: цели, виды и методы

Автор: Александра Григорьева

Редактор Motivity с опытом более 6 лет в контенте и 1,5 года в HR-tech. Пишет об обучении, развитии сотрудников и корпоративной культуре.

Компании тратят время и деньги на обучение сотрудников, но пройденные курсы далеко не всегда превращаются в новые навыки. Чтобы обучение приносило пользу, важно правильно определить цели, выбрать методы и организовать практику. Разбираемся, как выстроить систему обучения персонала и оценить ее эффективность.

Из статьи вы узнаете:

— Какие виды и методы обучения подходят для разных задач.

— Как организовать обучение сотрудников с нуля.

— Как составить программу и заинтересовать команду.

— По каким показателям оценивать эффективность обучения.

Что такое обучение персонала

Обучение персонала — это организованный процесс, в ходе которого сотрудники получают новые знания, осваивают профессиональные навыки и учатся применять их в работе. Для этого компании используют курсы, тренинги, наставничество, практические задания и обмен опытом.

Главный результат обучения — изменения в работе сотрудника. Например, менеджер по продажам научился проводить презентацию нового продукта, руководитель освоил делегирование, а новичок теперь самостоятельно выполняет задачи, с которыми раньше обращался к наставнику.

Разовый вебинар поможет познакомить команду с новой темой. Но если компании нужно регулярно развивать компетенции, потребуется система обучения персонала. Она объединяет диагностику потребностей, планирование, учебные программы, практику и оценку результатов.

Обучение и развитие персонала тесно связаны, хотя решают задачи разного масштаба. Обучение помогает освоить конкретные знания и навыки. Развитие охватывает более долгий период и может включать карьерные планы, участие в проектах, ротацию и подготовку к новым должностям.

Цели и задачи обучения персонала

Компании вкладывают ресурсы в обучение сотрудников, чтобы решать конкретные рабочие задачи. Например, сократить количество ошибок, подготовить команду к запуску продукта или помочь новичкам быстрее освоить обязанности.

Основные цели корпоративного обучения:

✔️Адаптация новых сотрудников. Знакомство с продуктом, внутренними правилами, инструментами и рабочими стандартами.

✔️Повышение квалификации. Освоение новых технологий, профессиональных инструментов и подходов к работе.

✔️Развитие управленческих навыков. Обучение руководителей делегированию, постановке задач, обратной связи и принятию решений.

✔️Подготовка кадрового резерва. Развитие компетенций сотрудников, которые потенциально могут занять новые должности.

✔️Повышение качества работы. Отработка стандартов обслуживания, производственных операций и взаимодействия с клиентами.

✔️Поддержка изменений. Подготовка команды к внедрению новых продуктов, программного обеспечения и бизнес-процессов.

Чтобы определить цели обучения персонала, стоит начать с вопроса: что сотрудники должны делать лучше после программы?

Ожидаемые изменения важно зафиксировать заранее. Тогда HR сможет проверить, помогла ли программа решить исходную задачу.

Когда компании необходимо обучение сотрудников

Потребность в обучении возникает при найме новичков, изменении рабочих обязанностей, внедрении технологий или появлении новых требований к качеству работы.

Профессиональное обучение сотрудников также необходимо, если оценка компетенций выявила пробелы в знаниях или компания готовит специалистов к более сложным задачам.

Но здесь есть нюанс. HR часто пытаются решить обучением проблемы, причины которых лежат совсем в другой плоскости.

Допустим, сотрудники регулярно срывают сроки подготовки отчетов. Можно отправить их на курс по тайм-менеджменту. А можно сначала выяснить, что данные поступают с опозданием, задачи постоянно меняются, а согласование занимает несколько дней. Во втором случае дополнительное обучение вряд ли исправит ситуацию.

Прежде чем запускать программу, проверьте:

1. Знает ли сотрудник, как правильно выполнить задачу?
2. Умеет ли он применять необходимые знания на практике?
3. Есть ли у него условия для качественной работы: время, инструменты, понятные инструкции?

Если проблема связана с недостатком знаний или навыков, обучение уместно. Если мешают организация процессов, перегрузка или отсутствие ресурсов, сначала потребуется устранить эти препятствия.

Виды и формы обучения персонала

Виды обучения персонала различаются по целям, организатору, количеству участников и условиям проведения. Чтобы выбрать подходящий вариант, важно понимать, что именно компания собирается развивать и какие ресурсы может выделить.

Внутреннее и внешнее обучение

Внутреннее обучение проводят специалисты самой компании: руководители, наставники, методисты и корпоративные тренеры. Этот подход удобен для передачи внутренних стандартов, продуктовых знаний и накопленного опыта.

Внешнее обучение организуют сторонние эксперты и образовательные организации. Оно пригодится, если команде нужна специализированная экспертиза, которой пока нет внутри бизнеса.

Очное, дистанционное и смешанное обучение

Очное обучение подходит для задач, где важны непосредственное взаимодействие, демонстрация действий и обратная связь преподавателя. Например, для отработки переговоров или работы с оборудованием.

Дистанционное обучение позволяет изучать материалы из разных городов и подразделений. Онлайн-курсы можно использовать для массового знакомства со стандартами, продуктами и корпоративными правилами. Но некоторые практические навыки сложно освоить без сопровождения.

Смешанное обучение объединяет оба подхода: теорию сотрудники изучают самостоятельно, а практику отрабатывают с тренером или наставником.

Обучение по цели

Если рассматривать виды профессионального обучения сотрудников, можно выделить подготовку к новой работе, освоение дополнительных компетенций и повышение квалификации. Отдельные программы направлены на развитие управленческих навыков и подготовку кадрового резерва.

Классификации могут пересекаться. Например, обучение сотрудников компании по новым стандартам может быть одновременно внутренним, дистанционным и групповым.

Важно также различать добровольные корпоративные программы и обязательную подготовку для определенных работ. В последнем случае необходимо учитывать специальные требования законодательства, в том числе к документам и допуску сотрудников.

Основные методы обучения персонала

Методы обучения персонала определяют, каким способом сотрудник получает знания, осваивает навыки и закрепляет их на практике. Сегодня компании могут использовать десятки инструментов. Но выбирать самый современный или популярный бессмысленно, если он не соответствует задаче.

Сравнили основные виды и методы обучения персонала, которые применяются в корпоративной практике.

У каждого метода свои возможности и ограничения. Онлайн-курс поможет познакомить большую команду с новым продуктом, но для освоения сложных переговоров потребуется практика. Наставничество дает индивидуальную поддержку, зато требует времени опытных сотрудников.

Поэтому методы обучения персонала лучше комбинировать. Например, для подготовки продавцов можно использовать короткий онлайн-курс, затем провести ролевую консультацию и завершить программу практикой с обратной связью руководителя.

И еще один момент: самостоятельная работа над сложной задачей не всегда равнозначна обучению. Без понятных инструкций, поддержки и разбора ошибок сотрудник рискует просто закрепить неправильный способ действий.

Как выбрать подходящий метод обучения

Подходящий метод зависит от рабочего результата, который компания хочет получить, сложности навыка, подготовки сотрудников и доступных ресурсов.

При выборе стоит учитывать семь факторов: задачу обучения, необходимые компетенции, количество участников, исходный уровень знаний, потребность в практике, бюджет и способы проверки результата.

Для ориентира можно использовать такую таблицу: 

Прежде чем выбирать курсы и тренинги, стоит разобраться, каких знаний и навыков не хватает сотрудникам. Возможно, команде нужна полноценная программа, а может, достаточно нескольких практических занятий с наставником. Такой подход поможет не тратить время и бюджет на лишнее обучение.

❤️‍🔥Как организовать обучение персонала в компании: 10 шагов

Купить доступ к курсам, назначить их сотрудникам и собрать отчет о прохождении — дело нехитрое. Гораздо сложнее добиться, чтобы полученные знания пригодились в работе. Поэтому организация обучения персонала начинается задолго до первого занятия и продолжается после завершения программы. Разберем процесс обучения персонала по шагам.

Шаг 1. Определите бизнес-задачу

Для начала решите, что хотите улучшить с помощью обучения. Например, сократить срок адаптации новичков, повысить качество консультаций или снизить количество ошибок при выполнении рабочих операций.

Здесь же подумайте, по каким показателям будете оценивать изменения. Если задача — сократить время адаптации, зафиксируйте, сколько сейчас времени требуется новичкам, чтобы начать самостоятельно выполнять обязанности.

Шаг 2. Выявите потребности в обучении

Не спешите искать готовые курсы. Сначала выясните, с чем сотрудники уже справляются, а где им не хватает знаний или практики.

Поговорите с руководителями, изучите типичные ошибки, результаты тестирования и оценки компетенций. Не забудьте спросить самих сотрудников. Они лучше других знают, какие задачи вызывают сложности и в каких ситуациях приходится постоянно обращаться за помощью. Полученная информация поможет понять, чему именно нужно учить команду.

Шаг 3. Определите, кого нужно обучать

Отправлять весь отдел на одинаковую программу удобно, но не всегда разумно. Опытному специалисту может хватить короткого курса по новому инструменту, а новичку потребуется несколько недель занятий с наставником.

Посмотрите, какие задачи выполняют сотрудники, насколько хорошо знакомы с темой и какие навыки им предстоит освоить. Если уровень подготовки сильно различается, лучше разделить участников на группы.

Шаг 4. Сформулируйте измеримые цели

Что именно должен знать сотрудник? Как это проявится в работе? Поставьте конкретную цель: после обучения менеджер самостоятельно проводит консультацию по новому продукту, объясняет его преимущества и правильно отвечает на типовые вопросы клиентов. Так будет понятнее, чему учить сотрудников и по каким критериям оценивать их подготовку.

Шаг 5. Выберите методы и форматы

Определите, какие знания можно передать через онлайн-курс, а где необходимы практические занятия или наставничество.

Учитывайте графики работы, расположение участников, сложность материала и доступные ресурсы. Если обучение проходит без отрыва от работы, заранее согласуйте время на занятия с руководителями.

Шаг 6. Разработайте программу обучения

Определите темы, последовательность занятий, подготовьте материалы и задания.

Старайтесь не перегружать программу информацией. Если сотруднику нужно научиться работать в новой CRM, ему вряд ли понадобится подробная история развития подобных систем. Лучше показать основные функции и дать несколько задач для самостоятельного выполнения.

Продумайте, как участники будут закреплять знания и получать обратную связь. Практику лучше предусмотреть сразу.

Шаг 7. Назначьте ответственных

Организация обучения сотрудников не обходится силами одного HR-специалиста. Чтобы программа работала, важно заранее распределить обязанности.

• HR и L&D-специалисты отвечают за координацию программы, сроки и оценку результатов.
• Руководители помогают определить необходимые навыки, выделяют время на обучение и следят за применением знаний.
• Методисты и внутренние эксперты разрабатывают материалы и задания.
• Наставники сопровождают сотрудников во время практической подготовки.
• Внешние провайдеры подключаются, если компании требуется дополнительная экспертиза.

Заодно согласуйте бюджет, нагрузку наставников и время, которое участники смогут выделить на занятия. Иначе обучение рискует постоянно проигрывать срочным рабочим задачам.

Шаг 8. Проведите пилотный запуск

Прежде чем назначать программу всей компании, протестируйте ее на небольшой группе.

Проверьте, понятны ли материалы, хватает ли времени на задания, работают ли технические инструменты. Соберите обратную связь и внесите изменения.

Шаг 9. Запустите обучение

Откройте сотрудникам доступ к материалам, настройте напоминания и определите контрольные точки. Участники должны понимать, что им предстоит изучить, в какие сроки и к кому обращаться за помощью.

Во время обучения следите за прогрессом. Если половина группы никак не может пройти один модуль, дело может быть в слишком сложных заданиях или недостаточно понятном объяснении.

Не оставляйте сотрудников один на один с материалами. Поддержка наставников и руководителей особенно важна там, где нужно освоить новые рабочие действия.

Шаг 10. Оцените результаты

После завершения программы выясните, чему сотрудники научились и что изменилось в их работе.

Проверьте знания, посмотрите, как участники справляются с практическими задачами, сравните показатели до и после обучения. Поговорите с руководителями: замечают ли они изменения, какие навыки удалось закрепить, а над чем ещё предстоит поработать?

И не спешите закрывать программу сразу после получения отчета. Возможно, часть материалов нужно обновить, добавить практику или изменить последовательность занятий.

Как составить программу и план обучения сотрудников

Разработка обучения персонала начинается с определения результата и содержания программы. На этом этапе важно связать темы, практические задания и способы проверки знаний.

В программу стоит включить цель, целевую аудиторию, необходимые компетенции, темы, учебные материалы, методы, сроки, ответственных и критерии оценки.

Рассмотрим пример.

Пример программы обучения сотрудников отдела продаж

Предположим, компания запускает новый продукт. Менеджерам нужно изучить его особенности, научиться отвечать на вопросы клиентов и проводить консультации.

Это условный пример программы, составленный для иллюстрации подхода.

Обратите внимание на последовательность. Сначала сотрудники получают знания, затем пробуют применить их в безопасных условиях и только после этого переходят к реальным рабочим задачам. Такой подход позволяет проверить не только усвоение теории, но и практические результаты обучения.

Особенности обучения разных категорий сотрудников

Как мы уже писали, одна из распространенных ошибок корпоративного обучения — назначать одинаковые программы всем подряд. Между тем потребности новичка, опытного специалиста и руководителя могут существенно различаться.

🤓Новые сотрудники

Обучение новых сотрудников направлено прежде всего на адаптацию. Новичку необходимо разобраться в корпоративных правилах, освоить рабочие инструменты, изучить продукт и научиться выполнять основные обязанности.

Не стоит пытаться передать всю информацию за первые два дня. Лучше распределить материалы по этапам и дополнить их практическими заданиями.

Для обучения сотрудников работе с внутренними системами хорошо подходит сочетание коротких инструкций, демонстраций и наставничества.

⭐Опытные специалисты

Здесь на первый план выходят повышение квалификации, освоение технологий, углубление профессиональной экспертизы и обмен опытом.

Например, опытному аналитику может быть полезен курс по новому инструменту, а специалисту по продажам — разбор сложных клиентских кейсов.

🧑‍💼Руководители

Для руководителей важны коммуникативные и управленческие компетенции: делегирование, обратная связь, разрешение конфликтов, постановка задач и принятие решений.

Корпоративные тренинги, коучинг, практические проекты и разбор реальных ситуаций позволяют отрабатывать поведение, которое затем потребуется в работе с командой.

🧑‍🏭Линейный и производственный персонал

Обучение рабочего персонала обычно тесно связано с конкретными операциями, оборудованием и стандартами качества. Здесь важны демонстрация правильных действий, практика под наблюдением и проверка навыков.

При подготовке сотрудников к работам, для которых предусмотрены специальные требования, необходимо соблюдать установленный порядок обучения, проверки знаний и допуска.

🖥️Удаленные и распределенные команды

Для таких сотрудников важны доступность материалов, единые стандарты и возможность получить помощь независимо от местонахождения.

Онлайн-курсы, база знаний, видеодемонстрации и дистанционные встречи с наставниками помогают организовать обучение без постоянного присутствия в офисе.

При этом категория сотрудника не определяет метод обучения. Окончательный выбор зависит от задачи, опыта и необходимых компетенций.

Как мотивировать сотрудников проходить обучение

Продуманная программа обучения ещё не гарантирует результата. Если сотрудники не понимают, зачем им учиться, вряд ли они будут заинтересованы в процессе. Особенно если проходить курсы приходится после рабочего дня или в перерывах между срочными задачами. Чтобы повысить мотивацию к обучению, стоит уделить внимание нескольким вещам.

✔️Объясните практическую пользу. Покажите, какие задачи сотрудник сможет выполнять быстрее, увереннее или качественнее. Например, курс по Excel поможет сократить время подготовки отчетов, а тренинг по переговорам — увереннее работать с возражениями.

✔️Свяжите обучение с профессиональными целями. Если сотрудник хочет стать руководителем, предложите программу развития управленческих компетенций. Когда человек видит связь между обучением и карьерными возможностями, у него появляется дополнительный стимул.

✔️Выделите время в рабочем графике. Требовать пройти пятичасовой курс, сохранив прежнюю нагрузку, сомнительная затея. Согласуйте время с руководителем и предусмотрите возможность изучать материалы небольшими частями.

✔️Дайте возможность применять знания. После курса сотруднику нужна практика. Иначе даже полезная информация со временем забывается.

✔️Подключите руководителей. Они могут обсуждать прогресс, помогать с заданиями и давать обратную связь. Важно, чтобы развитие сотрудников поддерживалось в повседневной работе.

✔️Используйте игровые механики там, где они уместны. Баллы, достижения, рейтинги и небольшие соревнования способны поддерживать интерес. Но геймификация не спасет программу с устаревшими материалами и заданиями, которые никак не связаны с работой.

Культура обучения складывается постепенно. Сотрудники охотнее развиваются, если понимают пользу программ, получают поддержку и видят, что новые навыки востребованы.

📈 Как оценить эффективность обучения персонала

Количество пройденных курсов еще не говорит о том, что сотрудники стали лучше работать. Человек может успешно сдать тест и через неделю вернуться к привычным ошибкам. Эффективность обучения стоит оценивать на нескольких уровнях:

Похожую логику предлагает модель Киркпатрика, которая рассматривает реакцию участников, усвоение знаний, изменение поведения и результаты обучения.

Сравнивайте показатели до и после программы

Допустим, компания обучает менеджеров проводить консультации по новому продукту.

До старта можно оценить, насколько хорошо сотрудники знают характеристики продукта и отвечают на вопросы клиентов. После программы провести повторную проверку и понаблюдать за реальными консультациями. Так HR увидит, изменились ли знания и рабочее поведение.

Собирайте обратную связь

Участники расскажут, какие материалы оказались сложными или недостаточно понятными. Руководители помогут оценить, используют ли сотрудники новые навыки и с какими трудностями сталкиваются. Эти данные пригодятся для корректировки программы.

Учитывайте затраты

При оценке эффективности обучения важно учитывать стоимость разработки материалов, работу тренеров, лицензии цифровых сервисов и рабочее время участников.

Например, если программа требует значительных ресурсов, а выявленные пробелы можно устранить инструкцией и практикой с наставником, стоит пересмотреть выбранный подход.

И еще: улучшение бизнес-показателей не всегда связано исключительно с обучением. На продажи, скорость работы и качество обслуживания влияют изменения процессов, продуктов, инструментов и другие факторы. Поэтому выводы лучше строить на нескольких источниках данных, а не на одном показателе.

📚 Читайте также:

Как сделать так, чтобы сотрудники учились, а новые знания не забывались сразу после курса? Собрали ещё три полезных материала.

Что делать, если сотрудники откладывают обучение — разбираемся, что мешает сотрудникам проходить курсы и как HR изменить ситуацию без давления и бесконечных напоминаний.

Какие метрики обучения важны для бизнеса — выясняем, какие показатели помогают оценить пользу обучения и обосновать затраты на развитие команды.

Обучение, которое работает: как применять цикл Колба в компании — рассказываем, как соединить теорию, практику и обратную связь, чтобы сотрудники закрепляли новые навыки.

Ошибки при организации обучения персонала

При запуске обучения компании часто допускают похожие ошибки: торопятся с выбором курсов, перегружают сотрудников теорией или забывают проверить результат. Разберем, где чаще всего возникают проблемы и что с ними делать.

✘ Запускают обучение без понятной цели. Сотрудникам назначают курс, потому что тема кажется актуальной. В результате сложно определить, какую задачу удалось решить. Начинайте с рабочего результата и критериев его оценки.

✘ Выбирают курс до диагностики потребностей. Программа может быть качественной, но не соответствовать проблеме. Сначала определите, каких знаний и навыков не хватает команде.

✘ Назначают одинаковые материалы всем. Новички скучают на слишком сложных занятиях, а опытные сотрудники тратят время на знакомую информацию. Разделяйте участников по уровню подготовки и задачам.

✘ Перегружают теорией. Длинные презентации и многочасовые лекции утомляют. Оставляйте только необходимую информацию и добавляйте практические задания.

✘ Не предусматривают применение знаний. Без практики сотрудники могут не освоить нужные действия. Планируйте рабочие задания и обратную связь еще при разработке программы.

✘ Не вовлекают руководителей. Если руководитель не поддерживает обучение и не дает возможности использовать новые навыки, закрепить результат будет сложнее. Согласуйте его участие заранее.

✘ Не выделяют время. Сотрудникам приходится выбирать между текущими задачами и учебой. Включайте обучение в рабочий график с учетом реальной нагрузки.

✘ Оценивают только завершение курсов. Высокий процент прохождения радует, но мало говорит о практической пользе. Дополняйте статистику тестами, наблюдением и оценкой рабочих результатов.

✘ Не собирают обратную связь. Из-за этого неудобные задания и непонятные материалы могут годами оставаться без изменений. Регулярно спрашивайте мнение участников и руководителей.

✘ Превращают платформу в хранилище файлов. Сотрудникам открывают доступ к десяткам материалов и предлагают разбираться самостоятельно. Чтобы обучение работало, необходимы последовательность, задания, контроль и поддержка.

✘ Не обновляют контент. Продукты и процессы меняются, а старые инструкции продолжают использоваться. Назначьте ответственных за актуальность материалов и периодически пересматривайте содержание.

Все эти ошибки объединяет отсутствие системного подхода. Когда организация обучения сотрудников строится вокруг понятных целей, ответственности и оценки результатов, управлять процессом значительно проще.

🤖 Как цифровые инструменты помогают организовать обучение

Чем больше сотрудников, тем сложнее управлять обучением вручную. Особенно если команды работают в разных городах: HR приходится рассылать материалы, следить за сроками и собирать результаты по таблицам.

Упростить обучение сотрудников компании помогает LMS — платформа, в которой собраны курсы, задания и аналитика.

Например, на корпоративной платформе Motivity можно:

• Управлять обучением. Создавать курсы, назначать программы и отслеживать сроки.
• Проверять знания. Проводить тестирование и оценивать результаты.
• Вести индивидуальные планы развития. Помогать сотрудникам развивать необходимые компетенции.
• Следить за прогрессом. Смотреть отчеты по прохождению курсов и результатам тестов.
• Вовлекать сотрудников. Использовать интерактивные задания и игровые механики.
• Обучать с мобильных устройств. Давать доступ к материалам независимо от местонахождения сотрудников.

Так HR тратят меньше времени на рутинные задачи и могут сосредоточиться на содержании программ. Но эффективность обучения по-прежнему зависит от понятных целей, практики и поддержки руководителей.

Как сделать обучение полезным для бизнеса

Пройденные курсы и высокие баллы за тесты ещё не означают, что сотрудники стали лучше справляться с работой. Поэтому обучение персонала стоит оценивать по тому, какие навыки команда освоила и применяет на практике.

Начните с конкретной задачи, подберите подходящие методы и заручитесь поддержкой руководителей. А результаты обучения используйте, чтобы вовремя замечать пробелы и дорабатывать программу.