Корпоративный портал легко запустить — гораздо сложнее сделать так, чтобы сотрудники захотели им пользоваться. Для этого недостаточно собрать новости, документы и пару HR-сервисов на одной площадке. Рассказываем, каким должен быть полезный корпоративный портал для сотрудников и какие задачи бизнеса он может закрыть.
Из статьи вы узнаете:
— Что такое корпоративный портал и какие задачи он решает.
— В каких случаях компании стоит задуматься о его запуске.
— Что помогает встроить портал в рабочий день сотрудников.
— По каким показателям оценивать эффективность платформы.
Что такое корпоративный портал
Корпоративный портал — это закрытая цифровая площадка компании, где сотрудники получают доступ к рабочей информации, внутренним сервисам, коммуникациям и HR-инструментам. Проще говоря, это единая точка входа во внутреннюю жизнь организации.
Раньше под порталом понимали внутренний сайт компании: руководство публикует новости, HR выкладывает документы, сотрудники читают. Сейчас возможности таких решений стали гораздо шире. Через них можно общаться с коллегами, искать знания, проходить адаптацию и обучение, участвовать в опросах, получать обратную связь и решать другие рабочие задачи.
Корпоративная платформа помогает связать эти задачи в единый маршрут сотрудника. Например, новичок может начать с адаптации, затем перейти к обучению и развитию, а HR — видеть его прогресс и работать с обратной связью. В результате разные HR-процессы не существуют сами по себе, а дополняют друг друга.
Зачем нужен корпоративный портал
Главная задача портала — убрать лишние действия из рабочего дня.
Представим обычное утро сотрудника. В одном чате он ищет график обучения. В другом спрашивает, кто отвечает за новый проект. Затем пишет HR, чтобы найти заявление на отпуск. После обеда пытается вспомнить, где лежит инструкция, которую присылали три месяца назад.
Каждая операция занимает пять минут. В масштабах сотен сотрудников это превращается в бесконечный поток мелкой рутины.
Вот зачем нужен корпоративный портал: он сокращает путь между вопросом и ответом.
Что меняется с внутренним кор порталом
| Задача | Для сотрудника | Для HR и руководителя |
| Новости | Важная информация собрана в одном месте | Проще доносить изменения до команды |
| База знаний | Не нужно искать документы по чатам и папкам | Меньше повторяющихся вопросов |
| Адаптация | Понятно, что делать в первые дни и к кому обращаться | Проще отслеживать прогресс новичка |
| Обучение | Курсы и материалы доступны в одном пространстве | Видны результаты и прохождение программ |
| Обратная связь | Можно участвовать в опросах и делиться мнением | Проще собирать обратную связь от команды |
| Признание | Достижения становятся заметны коллегам | Появляется дополнительный инструмент вовлечения |
Для HR эффект тоже ощутимый. Меньше однотипных вопросов, ручных рассылок и ситуаций, когда важную информацию приходится отправлять сотрудникам по третьему кругу. Особенно это заметно во время онбординга:разбирали отдельно, почему новички задают одни и те же вопросы и как сократить их количество.
Какие задачи решает внутренний корпоративный портал
Собирает информацию в одном месте
Если нужный регламент быстрее спросить у коллеги, чем найти самостоятельно, база знаний пока не выполняет свою задачу.
Внутрикорпоративный портал помогает создать единую базу знаний. В ней можно хранить инструкции, регламенты, учебные материалы и ответы на частые вопросы. Новичку не приходится выяснять, у кого спросить. Опытному сотруднику — в десятый раз пересылать один и тот же файл.
Помогает доносить новости до команды
«Мы же отправляли письмо!» — слабое утешение, если половина сотрудников его не увидела.
На портале новости компании живут в общей ленте. Их можно дополнять опросами, комментариями и реакциями. Особенно это полезно распределенным командам, где часть людей редко бывает в офисе или вообще работает в других городах. В отдельной статье собрали рекомендации, как поддерживать коммуникацию с распределенной командой и не терять сотрудников из информационного поля.
Ускоряет адаптацию новичков
Первый рабочий день легко превратить в экскурсию по корпоративным чатам: «Вот здесь документы, сюда пишем по обучению, вот эта ссылка нужна для заявок, а еще обязательно сохрани тот файл».
С порталом новичок получает понятный маршрут. Там уже лежат материалы о компании, контакты коллег, инструкции и задачи на период адаптации. В отдельной статье рассказали, как выстроить систему адаптации сотрудников, чтобы объединить задачи, инструкции, базу знаний и обратную связь в понятный процесс.
Этот сценарий можно расширить учебными маршрутами, заданиями, квестами и наставничеством. HR и руководитель при этом видят прогресс сотрудника и могут подключиться, если на каком-то этапе возникли сложности.
Поддерживает обучение и развитие
Корпоративный портал постепенно становится точкой входа и в развитие сотрудника. Здесь можно разместить курсы и тесты, индивидуальные планы развития, результаты оценки и другие инструменты. Это удобно еще и потому, что обучение перестает существовать где-то отдельно от работы. Сотруднику не нужно вспоминать адрес очередной LMS и пароль от нее.
Почему это важно и как встроить непрерывное обучение в рабочие процессы, рассказывали в отдельной статье.
Помогает людям замечать друг друга
Есть менее очевидная функция — признание. Сильный результат коллеги легко остается внутри одного отдела. На корпоративной платформе достижением можно поделиться со всей командой, поблагодарить человека, оставить реакцию или комментарий. Признание — один из факторов вовлеченности: в разборе Gallup Q12 показываем, как оценить, чувствуют ли сотрудники, что их вклад замечают.
Как понять, что вам пора запускать внутренний портал
В компании из 70 человек уже может быть коммуникационный хаос, а организация на несколько сотен сотрудников способна годами жить с довольно стройной системой. Лучше посмотреть на симптомы.
Проверьте, знакомы ли вам ситуации:
- сотрудники регулярно спрашивают, где найти документы и инструкции;
- важная информация разбросана по чатам, почте и облачным папкам;
- HR постоянно отвечает на одинаковые вопросы;
- новичкам приходится вручную собирать ссылки и материалы;
- сотрудники из разных подразделений не знают, что происходит у коллег;
- новости компании доходят не до всех;
- обучение, коммуникации и другие HR-процессы живут в разных системах;
- после ухода опытного сотрудника часть знаний исчезает вместе с ним.
Посчитайте совпадения:
0–2 — существующих каналов, вероятно, пока достаточно.
3–5 — стоит проверить, какие процессы создают больше всего лишней работы.
6 и больше — информация и HR-процессы уже заметно раздроблены, поэтому внутренний портал может стать одной из точек их объединения.Это не строгая методика оценки, а быстрый ориентир. Перед внедрением все равно стоит отдельно изучить процессы и потребности сотрудников.
Каким должен быть корпоративный портал для сотрудников
Производственной компании, розничной сети и IT-команде понадобятся разные сценарии. Но есть несколько принципов, от которых во многом зависит, станет ли внутренний портал рабочим инструментом.
|
Принцип |
Значение |
| Понятный | Нужный документ, раздел или действие можно найти без отдельной инструкции |
| Доступный | Сотрудники могут пользоваться порталом с тех устройств, с которых работают каждый день |
| Актуальный | У каждого раздела есть ответственный, а устаревшие материалы регулярно обновляются |
| Связанный с работой | Через портал можно решать реальные повседневные задачи. Похожий принцип работает и с обучением: в статье о запуске корпоративного университета рассказали, почему систему стоит строить от задач бизнеса, а не от количества функций и контента. |
| Персонализированный | Сотрудник получает релевантные ему новости, материалы и обучение |
Тест для вашего портала: сотруднику не приходится объяснять, зачем туда заходить. У него уже есть задача, которую там удобно решить.
Можно собрать удобный портал, наполнить его полезными материалами — и все равно увидеть низкую активность. Потому что привычки сотрудников не меняются в день запуска новой системы. Порталу еще предстоит занять свое место в ежедневной работе.
Как сделать корпоративный портал частью рабочего дня
После запуска портала важно помочь сотрудникам встроить его в привычные рабочие процессы. Если новости по-прежнему публикуются в других каналах, а вопросы HR решаются в личных сообщениях, у сотрудников не возникает привычки пользоваться новой площадкой.
Поэтому еще до внедрения определите рабочие сценарии, которые перейдут на портал. Что сотрудник сможет регулярно делать здесь быстрее и удобнее?
Например:
| Было | Стало |
| Новости публикуются в нескольких каналах | Основные новости появляются на портале |
| За инструкцией идут к опытному коллеге | Актуальная версия лежит в базе знаний |
| HR отвечает на одинаковые вопросы | Ответы собраны в доступном разделе |
| Новичку вручную отправляют ссылки | Он получает готовый маршрут адаптации |
| Обучение живет в отдельном сервисе | Сотрудник переходит к нему из привычной рабочей среды |
Необязательно менять все процессы одновременно. Выберите несколько сценариев, которыми сотрудники пользуются регулярно, перенесите их на портал и посмотрите, насколько удобным оказался новый путь. Затем можно подключать следующие.
Как понять, что внутренний портал работает
Сам факт, что сотрудники зарегистрировались на портале, мало говорит о его пользе. Гораздо важнее понять, возвращаются ли они туда и какие задачи решают.
Для оценки можно следить за несколькими показателями:
| Если цель — | Смотрите на |
| Улучшить информирование | Охват и просмотры важных новостей |
| Развивать базу знаний | Просмотры материалов, поисковые запросы, обращения к инструкциям |
| Разгрузить HR | Количество повторяющихся вопросов и ручных обращений |
| Ускорить адаптацию | Прохождение маршрутов и выполнение задач новичками |
| Развивать обучение | Прохождение курсов и учебных программ |
| Усилить коммуникацию | Активность в сообществах, комментарии, реакции, участие в опросах |
Набор метрик зависит от того, зачем вы запускали портал. Например, если одна из целей — разгрузить HR, можно сравнить количество повторяющихся вопросов до и после запуска. Если нужно улучшить внутреннее информирование — посмотреть, какая доля сотрудников читает важные новости.
Что еще стоит оценивать
Полезно периодически спрашивать самих сотрудников, насколько удобно им пользоваться порталом. Какие разделы они открывают чаще всего? Что сложно найти? Каких функций или материалов не хватает?
Обратная связь поможет заметить проблемы, которые не всегда видны в аналитике. Например, раздел может получать мало просмотров не потому, что информация никому не нужна, а потому, что сотрудники не могут быстро его найти.
📚Читайте также:
Кладбище корпоративных порталов: 5 причин, почему сотрудники туда не заходят — разбираемся, почему даже удобный корпоративный портал может остаться без аудитории и что помогает сделать его частью рабочего дня.
Почему компании создают единую базу знаний для команды — рассказываем, как собрать инструкции, регламенты и корпоративные знания в одном месте, чтобы сотрудники быстрее находили нужную информацию.
Digital-пространство для команды: зачем бизнесу корпоративная соцсеть — показываем, как единая площадка помогает наладить внутренние коммуникации, поддерживать горизонтальные связи и вовлекать распределенные команды.
Корпоративный портал начинается с задач сотрудников
Итак, мы выяснили, что корпоративный портал – это пространство, которое помогает работникам быстрее получать информацию, общаться, учиться и пользоваться внутренними сервисами компании. HR и руководителям он дает возможность связать эти процессы и сделать их прозрачнее.
При этом ценность портала определяется не количеством разделов и функций. Можно собрать десятки инструментов и получить площадку, которой пользуются от случая к случаю. А можно начать с нескольких востребованных сценариев и постепенно выстроить систему, куда сотрудники возвращаются сами.
В Motivity в одном пространстве можно объединить внутренние коммуникации, базу знаний, адаптацию, обучение, оценку, развитие и мотивацию сотрудников. Благодаря этому портал можно развивать постепенно: начать с процессов, которые нужны компании сейчас, а затем подключать новые сценарии по мере необходимости.
