Автор: Александра Григорьева
Более 6 лет работает с контентом, из них 1,5 года — в HR-tech. Специализируется на HR-, IT- и B2B-тематике.
Когда сотрудников становится больше, рабочих сервисов тоже становится больше. Новости живут в мессенджерах, внутренние материалы — в разных папках, обучение — на отдельной платформе, а инструкции приходится искать через коллег. Постепенно это превращается в хаос, который отнимает время у всей команды.
Хорошая новость — всё это давно можно собрать в одном месте. В статье рассказываем, что такое интранет-портал, какие задачи он решает и в какой момент без него становится тяжело работать.
Из статьи вы узнаете:
— Что такое интранет-портал и чем он отличается от корпоративного портала.
— Какие задачи он помогает решать HR, руководителям и сотрудникам.
— Как понять, что в компании уже пора внедрять интранет.
— На какие функции обратить внимание при выборе платформы.
Что такое интранет-портал простыми словами
Интранет — это закрытая цифровая среда компании, доступ к которой есть только у сотрудников. Внутри нее собраны сервисы, документы, корпоративные новости, база знаний, обучение, контакты коллег, внутренние заявки и другие рабочие инструменты. По сути, это главный вход во внутреннюю жизнь компании.
Еще несколько лет назад интранет для многих компаний был просто внутренним сайтом: почитать корпоративные объявления, скачать бланк заявления, найти телефон коллеги. Сегодня сотрудники проходят адаптацию, учатся, ищут шаблоны и общаются с коллегами через единый портал.
Пока в компании работают двадцать человек, без такого портала действительно можно обойтись. Но когда штат вырастает до нескольких сотен, начинается… Одни и те же вопросы прилетают HR каждый день, файлы дублируются, а сотрудники ежедневно пишут коллегам: «Подскажите, где лежит этот файл?»
Например, в компании 300 человек. Если каждый работник тратит всего пять минут в день на поиск информации, за неделю набегает больше 120 часов рабочего времени. И это только поиск документов.
Есть же мессенджеры!
Многие организации долгое время обходятся мессенджерами, электронной почтой и сетевыми папками. И это работает. До определенного момента.
Представим обычный день HR. Новичок просит инструкцию. Руководитель ищет регламент согласования отпусков. Бухгалтерия напоминает заполнить документы. Отдел продаж публикует важную новость в одном чате, а маркетинг — в другом. Через неделю найти нужное сообщение уже практически невозможно. Получается настоящий информационный лабиринт.
Вот для таких задач компании и внедряют корпоративный интранет. Он собирает все внутренние сервисы внутри платформы и избавляет сотрудников от постоянных переключений между десятком разных программ.
После его внедрения:
| Было | Стало |
| HR отвечает на одинаковые вопросы | Ответы находятся в базе знаний без обращения к HR |
| Сообщения компании теряются в чатах | Все объявления находятся в одной ленте |
| Регламенты ищут по перепискам | Поиск находит нужный файл за несколько секунд |
| Новичку всё объясняют вручную | Он проходит готовый маршрут адаптации |
| Для разных задач приходится открывать несколько сервисов | Основные рабочие инструменты доступны в одном интерфейсе |
В результате выигрывают все — от новичка до генерального директора.
Если сейчас внутренние коммуникации в вашей компании строятся в основном через рабочие чаты, полезно разобраться, где проходит граница между мессенджером и корпоративной платформой. Об этом рассказали в статье: «Digital-пространство для команды: зачем бизнесу корпоративная соцсеть» →
Чем интранет отличается от корпоративного портала
Эти понятия часто используют как синонимы. Они действительно тесно связаны, но полностью одинаковыми их назвать нельзя.
Интранет — это внутренняя цифровая среда компании, доступ к которой есть только у сотрудников, а в некоторых случаях — и у партнеров. Внутри нее работают корпоративные сервисы, хранятся инструкции, база знаний, новости компании, обучение и другие инструменты для работы. Изначально интранет использовали в основном для хранения информации, но сегодня он помогает выстраивать коммуникации, обучать сотрудников и автоматизировать внутренние процессы.
Корпоративный портал — это интерфейс, через который сотрудники получают доступ ко всем возможностям интранета.
Если совсем просто, интранет — это вся внутренняя цифровая экосистема компании, а корпоративный портал — ее главная точка входа. Но граница между этими терминами постепенно стирается. Есть интранет порталы, которые совмещают функции корпоративного портала, социальной сети, базы знаний и системы обучения.
Например, платформа Motivity становится единым окном для большинства HR-задач. Сотрудники могут читать новости, проходить обучение, пользоваться базой знаний, общаться с коллегами, участвовать в опросах и быстро переходить к нужным сервисам из одного интерфейса.
Функционал корпоративного интранета
В зависимости от задач бизнеса внутренняя интранет система может включать десятки инструментов, которые помогают сотрудникам работать проще.
Вот основные из них:
✔ Личный кабинет сотрудника — единое пространство с персональной информацией, задачами, обучением, уведомлениями и быстрым доступом к рабочим сервисам.
✔ Корпоративные новости — публикация новостей компании, объявлений, изменений и другой важной внутренней информации.
✔ База знаний — централизованное хранение инструкций, регламентов, шаблонов документов и внутренних материалов.
✔ Обучение и тестирование — организация онлайн-обучения, проверки знаний и развития сотрудников на одной платформе.
✔ Маршруты адаптации — автоматизация онбординга с готовыми планами, задачами и материалами для новичков.
✔ Корпоративный мессенджер — обмен сообщениями, обсуждение рабочих вопросов и коммуникация внутри компании.
✔ Справочник сотрудников — единая база с контактами, должностями, подразделениями и информацией о коллегах.
✔ Календарь мероприятий — планирование встреч, обучения, корпоративных событий и других внутренних активностей.
✔ Опросы и сбор обратной связи — проведение пульс-опросов, исследований вовлеченности и сбор мнений сотрудников.
✔ Сервисы подачи заявок — оформление отпусков, командировок, справок, согласований и других внутренних запросов.
✔ Поиск по материалам — быстрый поиск документов, инструкций, новостей и другой информации по всей системе.
Необязательно запускать все функции одновременно. Можно начать с корпоративных новостей и базы знаний, а затем постепенно подключить обучение, адаптацию, внутренние коммуникации и другие инструменты. Таким образом, сотрудники быстрее привыкнут к новой системе и начнут использовать её ежедневно.
Как интранет помогает новичку в первый рабочий день
Допустим, сегодня в компанию вышел новый сотрудник. В первые дни ему нужно познакомиться с коллегами, разобраться в процессах и понять, где искать информацию.
Без интранета этот путь обычно выглядит так:
- письмо со ссылками от HR;
- несколько рабочих чатов;
- рабочие файлы в разных папках;
- инструкции, которые нужно искать самостоятельно;
- вопросы HR и коллегам.
С интранетом часть этих действий уже готова заранее. Новичок открывает портал и сразу видит:
- план адаптации;
- контакты коллег;
- список первых задач;
- необходимые регламенты;
- обучающие материалы;
- корпоративные новости.
Скорее всего, в таком формате сотрудник быстрее пройдет испытательный срок и адаптируется в новой для него корпоративной среде.
Хотите глубже разобраться в адаптации сотрудников? Тогда рекомендуем статью «Новичок уходит в первый месяц? Пора пересмотреть welcome-тренинг!». В ней рассказываем, как выстроить онбординг, чтобы новичок быстрее освоился и не потерял мотивацию в первые недели работы.
Один из самых востребованных разделов любого интранета — база знаний. Если только планируете ее создавать, загляните в статью «Почему компании создают единую базу знаний для команды» — в ней разбираем, что обязательно должно быть внутри и как организовать материалы так, чтобы ими пользовались.
Как понять, что пора внедрять корпоративный интранет портал?
Всё зависит от того, насколько сложно стало управлять внутренними процессами.
Если вы регулярно сталкиваетесь хотя бы с несколькими ситуациями из списка ниже, возможно, компании уже нужен единый внутренний портал.
- документы существуют сразу в нескольких версиях;
- новости приходится дублировать в разных сервисах;
- сотрудники чаще спрашивают коллег, чем ищут информацию самостоятельно;
- адаптация новичков проходит вручную;
- внутренние сервисы разбросаны по разным платформам;
- руководители тратят время на пересылку ссылок и файлов.
По отдельности эти ситуации кажутся мелочами. Но как раз таки из них постепенно складывается ежедневная рутина, которая незаметно тормозит работу всей команды.
Читайте также:
📚 Кладбище корпоративных порталов: 5 причин, почему сотрудники туда не заходят — разбираем частые ошибки при внедрении корпоративного портала и рассказываем, как сделать так, чтобы сотрудники начали им пользоваться.
📚 Почему компании создают единую базу знаний для команды — рассказываем, как создать удобную базу знаний, чтобы сотрудники быстрее находили нужную информацию и меньше отвлекали коллег.
📚 Интеграции корпоративных платформ: обзор возможностей для HR-команд — разбираем, с какими сервисами стоит интегрировать корпоративный портал и как создать единую HR-экосистему без постоянного переключения между разными системами.
Как выбрать интранет?
Если открыть сайты разных разработчиков, легко потеряться в списках функций. Кто-то делает ставку на корпоративные новости, кто-то — на обучение, а кто-то — на внутренние коммуникации. При выборе интранета стоит в первую очередь оценить, насколько комфортно сотрудникам будет работать в системе каждый день.
В идеале интранет для сотрудников обычно отвечает нескольким требованиям:
- В нем легко найти нужную информацию.
- Он работает с телефона так же удобно, как с компьютера.
- Его можно интегрировать с другими сервисами компании.
- Новости, обучение и база знаний находятся в одном пространстве.
- Интерфейс понятен без долгого обучения.
Если сотруднику приходится разбираться с порталом дольше, чем искать документ в мессенджере, пользоваться им он, скорее всего, не будет.
Вместо вывода
Можно бесконечно создавать новые рабочие чаты, пересылать ссылки и объяснять новичкам, где лежат документы. Вы удивитесь, но многие так и работают годами. Но чем быстрее растет бизнес, тем дороже становится такой подход. В какой-то момент времени сотрудники начинают искать информацию дольше, чем пользоваться ею.
Интранет не меняет процессы за один день, но зато помогает быстрее находить рабочие материалы, избавляться от лишней рутины и собирать всё важное в одном месте.
